Privacy.

1. Wie zijn wij

OrangeAgents is een Nederlandse aanbieder van AI-assistenten voor klantcontact, gericht op werving- & selectiebureaus. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor onze eigen marketing- en demo-gegevens, en verwerker voor de gegevens die jouw bureau via Sam verwerkt.

2. Wat verwerken we

• Gespreksinhoud tussen bezoekers en Sam (alleen wat de bezoeker zelf intypt).
• Contactgegevens die een bezoeker bewust achterlaat (naam, e-mail, telefoon).
• Technische logregels: tijdstip, geanonimiseerd IP-adres, foutmeldingen. Logregels bevatten geen gespreksinhoud, naam, e-mail of IP van de bezoeker.

3. Wat naar de AI-dienst gaat

Om een antwoord te genereren stuurt Sam jouw bericht en de noodzakelijke gesprekscontext (de eerdere berichten in hetzelfde gesprek) naar onze AI-sub-verwerker. Er gaan geen losse profielen, cookies of trackinggegevens mee — alleen wat nodig is om je vraag te beantwoorden. De zoekopdracht naar de kennisbank blijft strikt binnen de eigen kennisbank van jouw bureau.

4. Sessie- en idempotency-sleutel

Bij het starten van een gesprek maakt de widget een idempotency-sleutel aan. Die staat tijdelijk in sessionStorage van je eigen browser-tab (weg zodra je de tab sluit) en wordt server-side bewaard als veld bij je sessie (start_idempotency_key). Het doel is puur technisch: als een netwerk-retry dezelfde sessie twee keer probeert te starten, lost de sleutel dat op één sessie op. Het is geen tracking-cookie, bevat geen persoonsgegevens en volgt je niet over websites. De sleutel valt onder dezelfde bewaartermijn als de sessie (zie 8).

5. Waarvoor

Om jouw klantvraag te beantwoorden, leads te bezorgen aan de juiste eigenaar en de dienst veilig en betrouwbaar te leveren. Niet voor profilering. Niet voor advertenties.

6. Waar staat de data

Onze servers en de gespreksopslag staan in Duitsland (Hetzner). Gespreksdata blijft binnen jouw eigen tenant en is strikt gescheiden van andere klanten — bewezen via Row-Level Security in de database. Voor het genereren van antwoorden en het versturen van lead-meldingen schakelen we sub-verwerkers in (zie 7); een deel van die verwerking kan buiten de EU plaatsvinden. We claimen daarom níet dat álle verwerking in de EU gebeurt — wel dat de opslag in de EU staat en dat er voor verwerking buiten de EU passende waarborgen gelden (zero-retention en/of standaardcontractbepalingen).

7. Sub-verwerkers

• OpenAI — genereren van antwoorden (Responses API) en het embedden van zoekvragen voor de kennisbank. Zero-retention afspraak: jouw gespreksinhoud wordt niet bewaard en niet gebruikt voor training.
• Resend — versturen van transactionele lead-meldingen per e-mail aan jouw bureau. De inhoud van die mail bevat de leadgegevens; er gaat geen losse gespreksinhoud mee die daar niet voor nodig is.

Toevoegen van een nieuwe sub-verwerker melden we vooraf, met een DPA per sub-verwerker. Bezwaar maken kan altijd.

8. Bewaartermijn

Gespreksdata — inclusief de idempotency-sleutel bij de sessie — wordt na 90 dagen verwijderd, tenzij in jouw overeenkomst anders is afgesproken. Contactgegevens van leads worden bewaard zolang jouw bureau daar gerechtvaardigd belang bij heeft.

9. Cookies

We plaatsen alleen de noodzakelijke cookie oa_session om je gesprek tijdens je bezoek vast te houden. Geen tracking-, analytics- of marketingcookies vóór toestemming. Lees de details op de cookiepagina.

10. Jouw rechten

Inzage, rectificatie, verwijdering, dataportabiliteit, bezwaar: je hebt ze allemaal. Stuur ons een bericht via het contactpunt hieronder, dan handelen we binnen vier weken af. Niet tevreden? Klagen mag bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Eerlijk over AI

Iedereen die met Sam praat, ziet dat het een AI-assistent is. Geen verstopte rollen, geen menselijk masker. Wij maken het zichtbaar in de widget zelf, vóór de eerste interactie — verplicht onder de EU AI Act.

12. Contact

Vragen over deze privacyverklaring of over jouw gegevens? Stel je vraag aan Sam op de homepage of laat je gegevens daar achter. Wij komen binnen één werkdag terug.